TSR laevastiku teenindamist läbiviinud juhtstaabi ehk ametliku nimega Harbour Center’i eestvedajaks oli Soome mereväeliste vabatahtlike organisatsioonide ühendus Sininen Reservi. Teised olulised partnerid juhtstaabis olid Helsingi linn, Helsingi sadam ning Soome Merevägi. Helsingi linn kuulutas TSR-i 2013. aasta Helsingi suurimaks vabaõhu ürituseks. Erinevate osapoolte hinnagul külastas TSR üritusi kokku vähemalt pool miljonit külastajat.
Kontaktisikutele oli korraldajate poolt välja töötatud spetsiaalne nutitelefonitel töötav tarkvara, mis võimaldas reaalajas sõltumata asukohast jälgida laevateenistuses toimuvat, s.h tellida teenuseid (kaldavool, kütus, vesi, pilss), järgida operatiivinfot, leida vajalikke kontaktandmeid jpt. Kontaktisikutele oli laevade teenindamiseks lisaks tarkadele nutitelefonidele tagatud ka erimärgistusega riietus (särgid ja vihmakeep sildiga „Liaison Officer“), majutus Helsingi südalinnas ning toitlustamine.
Eestlaste osalemine TSR Helsingi meeskonnas sai võimalikuks tänu headele sidemetele Eesti Reservohvitseride Kogu (EROK) ja Soome sama organisatsiooni Reserviupseeriliitto (RUL) vahel. Samuti toetas edukat osalemist ka hea siseriiklik koostöö EROK Mereväeohvitseride Sektsiooni ja Kaitseliidu Meredivisjoni ning Tallinna Jahtklubi vahel. Kaitseliidu Meredivisjoni ohvitserid ja allohvitserid on viimase kümne aasta jooksul teenindanud koostöös Mereväega enamiku Eestisse tehtud sõjalaevade visiitidest, mistõttu olid ülesanded ja vastutus TSR-l Helsingis detailideni selged ja ette teada. Samuti oli see hea võimalus tutvuda lähemalt Helsingiga, praktiseerida eelkõige merendusalast Soome ja Inglise keelt ning näha väga lähedalt ajaloolisi purjelaevasid.
Helsingil oli see neljas kord olla maineka TSR ürituse võõrustajaks. Viimati oldi võõrustaja rollis 13 aastat tagasi. Ürituse raames Helsingis peatunud laevadest oli suurimaks (pikimaks) eestlastele hästituntud laev Kruzenshtern. Kaugeimateks-eksootilisemateks külalisteks olid laevad Mehhikost (Cuauhtemoc), Brasiiliast (Cisne Branco) ja Omaanist (Shabab Oman). Mehhiko laev oli ka suurima meeskonnaga – pardal 276 vaprat meremeest/naist. Lisaks laevadele toimus Helsingis TSR raames ka kolmel laval arvukalt kontserte ja etteasteid.
The Tall Ships Race on rahvusvaheline iga-aastane avamereregatt, kus võistlevad suured purjelaevad, vanad purjekad ja moodsad jahid. Regati eripäraks on nõue, et vähemalt pooled osalevate laevade meeskonnaliikmetest peavad olema 16-25 aastased noored. Regatt sai alguse juba 1956. aastal, kui Londonis tegutsenud juristi Bernard Morgani eestvedamisel korraldati 20 purjelaeva osavõtul regatt Torquay’st Ühendkuningriigist Lissaboni Portugalis. Erakordselt suure huvi tõttu asutasid eestevadajad ühenduse Sail Training International, mis on olnud kõikid järgmiste regattide korraldajaks. Regatt toimub igal aastal erinevas piirkonnas. Läänemeres on seilatud mitmel korral, Eesti sadamad ametlikult regati sihtkohtadeks ei ole seni veel olnud.